Положение о формировании, ведении и хранении дел членов Ассоциации «АИП (СРО)»
Дата размещения: 15.06.2017 16:01
Дата изменения: 15.06.2017 16:01
В PDF:
В Microsoft Word:
В текстовом виде:
«УТВЕРЖДЕНО»
решением Коллегии Ассоциации
«Архитекторы и инженеры Поволжья
(саморегулируемая организация)»
Протокол № 13 от «15» июня 2017 года
Председатель Коллегии
_____________________ С.Л. Туманин
ПОЛОЖЕНИЕ О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ДЕЛ ЧЛЕНОВ АССОЦИАЦИИ «АРХИТЕКТОРЫ И ИНЖЕНЕРЫ ПОВОЛЖЬЯ (САМОРЕГУЛИРУЕМАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ)»
г. Нижний Новгород 2017 год
1.Общие положения
1.1. Настоящее Положение, определяющее порядок формирования, ведения и хранения документов дел членов Ассоциации «Архитекторы и инженеры Поволжья (саморегулируемая организация)» разработано в соответствии с Федеральным законом от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях», Градостроительным кодексом Российской Федерации, Уставом и внутренними документами Ассоциации «Архитекторы и инженеры Поволжья (саморегулируемая организация)» (далее – Ассоциация).
1.2. Действие Положения распространяется на документы, предоставленные членами Ассоциации, которые подтверждают соответствие юридического лица, в том числе иностранного юридического лица или индивидуального предпринимателя требованиям, установленным Ассоциацией к своим членам, в том числе содержащие персональные данные работников членов Ассоциации.
1.3. Ассоциация обязана принять меры, обеспечивающие сохранность дел членов Ассоциации и конфиденциальность содержащихся в них сведений. Защита служебной информации осуществляется в соответствии с внутренними документами Ассоциации.
2. Порядок формирования и учета дел членов Ассоциации
2.1. Ассоциация формирует и ведет дело в отношении каждого юридического лица или индивидуального предпринимателя, принятого в члены Ассоциации.
2.2. Все документы дела члена Ассоциации помещаются в папку-скоросшиватель. В заголовок дела члена Ассоциации выносится полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Если после оформления дела члена Ассоциации наименование организации или фамилия (имя, отчество) индивидуального предпринимателя изменяется, то прежнее наименование организации или фамилия (имя, отчество) индивидуального предпринимателя заключается в скобки, а новые данные записываются над прежними.
2.3. На обложке дела члена Ассоциации проставляется присвоенный ему регистрационный номер по реестру.
2.4. Документы, помещаются в дело члена Ассоциации после принятия решения уполномоченным органом Ассоциации о принятии в члены Ассоциации и подшиваются вместе с выпиской из решения уполномоченного органа Ассоциации.
2.5. В состав дела члена Ассоциации входят:
— документы, представленные для приема в члены Ассоциации, в том числе о специалистах индивидуального предпринимателя или юридического лица;
— документы об уплате взноса (взносов) в компенсационный фонд (компенсационные фонды) Ассоциации;
— документы, представленные для внесения изменений в реестр членов Ассоциации, добровольного выхода члена Ассоциации из Ассоциации;
— документы о результатах осуществления Ассоциацией контроля за деятельностью члена Ассоциации;
— документы о мерах дисциплинарного воздействия, принятых Ассоциацией в отношении члена Ассоциации;
— документы, представленные членами Ассоциации, в связи с истечением срока действия ранее представленных документов, в том числе в ходе проведения плановых и внеплановых проверок;
— документы, подтверждающие страхование риска гражданской ответственности, которая может наступить в случае причинения вреда вследствие недостатков работ (страховой полис, договор страхования гражданской ответственности), а также заверенные копии платежных документов, подтверждающие оплату страховой премии по договору страхования (в случае отсутствия в полисе страхования реквизитов таких платежных документов);
— документы, подтверждающие страхование риска ответственности за нарушение условий договора подряда на подготовку проектной документации (страховой полис, договор о страховании гражданской ответственности), а также заверенные копии платежных документов, подтверждающие оплату страховой премии по договору страхования (в случае отсутствия в полисе страхования реквизитов таких платежных документов) – при условии, что член Ассоциации участвует в выполнении таких работ.
2.6. Не реже одного раза в год проводится плановая проверка наличия дел членов Ассоциации, находящихся на текущем хранении. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению работниками исполнительного органа Ассоциации, ответственными за ведение дел членов Ассоциации.
2.7. Ответственность за сохранение дел членов Ассоциации несет Исполнительный директор Ассоциации.
2.8. Дела членов Ассоциации должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих от повреждений, вредных воздействий окружающей среды (пыли и солнечного света) и исключающих утрату документов.
2.9. В процессе оперативного хранения дела членов Ассоциации размещаются отдельно от других дел в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с присвоенными номерами по реестру членов Ассоциации.
2.10. При прекращении юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем членства в Ассоциации дело члена Ассоциации хранится в Ассоциации отдельно от дел действующих членов Ассоциации.
2.11. Член Ассоциации имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его деле, на основании письменного заявления в исполнительный орган Ассоциации.
2.12. Дело члена Ассоциации на руки члену Ассоциации, а также лицу, членство которого в Ассоциации прекращено во временное пользование не выдается.
3. Ведение дел членов Ассоциации в период членства в Ассоциации
3.1. Дело члена Ассоциации ведется в течение всего периода членства в Ассоциации
до момента прекращения его членства в Ассоциации.
3.2. В процессе ведения дела члена Ассоциации в него помещаются:
— документы, представленные для внесения изменений в реестр членов Ассоциации;
— документы о результатах осуществления Ассоциацией контроля за деятельностью члена Ассоциации;
— документы о мерах дисциплинарного воздействия, принятых Ассоциацией в отношении члена Ассоциации;
— заявления и жалобы на действия (бездействия) члена Ассоциации, а так же ответы Ассоциации по результатам их рассмотрения;
— отчет о деятельности члена Ассоциации за отчетный период;
— документы, которые подтверждают изменение имеющихся в деле члена Ассоциации сведений об юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, заявленных специалистах.
3.3. Документы в делах членов Ассоциации располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
3.4. В случае утраты/порчи дела члена Ассоциации по каким-либо причинам, Исполнительным органом Ассоциации, составляется акт об утере/порчи дела члена Ассоциации и формируется новое дело члена Ассоциации.
4. Сроки хранения дел членов Ассоциации
4.1. Дела действующих членов Ассоциации, а также лиц, членство которых прекращено, подлежат постоянному хранению на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (пакета электронных документов), подписанного Ассоциацией с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в Ассоциации.
4.2. В случае исключения сведений об Ассоциации из государственного реестра саморегулируемых организаций дела членов Ассоциации, а также дела лиц, членство которых в Ассоциации прекращено, подлежат передаче в Национальное объединение изыскателей и проектировщиков.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящее Положение вступает в силу с 1 июля 2017 года в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 372-ФЗ «О внесении изменений в Градостроительный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации», но не ранее чем через десять дней после дня его принятия.
5.2. Настоящее Положение не должно противоречить законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, а также Уставу Ассоциации. В случае, если законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также Уставом Ассоциации установлены иные правила, чем предусмотрены настоящим Положением, то применяются правила, установленные законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также Уставом Ассоциации.
